klauzala

KLAUZULA INFORMACYJNA
dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń naruszeń prawa (sygnaliści)

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Usług Społecznych w Chmielnie, ul. Gryfa Pomorskiego 33, 83-333 Chmielno.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: iod.cus.chmielno@gmail.com.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa, weryfikacji zgłoszenia, prowadzenia działań następczych, przekazywania informacji zwrotnej, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, ochrony sygnalisty oraz osób wskazanych w zgłoszeniu, a także w celu archiwizacji albo usunięcia dokumentacji zgodnie z przepisami prawa.
4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających z przepisów o ochronie sygnalistów,
   • art. 6 ust. 1 lit. e RODO — w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
   • art. 9 ust. 2 lit. g RODO — jeżeli zgłoszenie lub działania następcze obejmują dane szczególnych kategorii, przetwarzane ze względu na ważny interes publiczny,
   • art. 10 RODO — jeżeli zgłoszenie lub działania następcze obejmują dane dotyczące wyroków skazujących, naruszeń prawa lub czynów zabronionych,
   • ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
   • właściwych przepisów prawa, których naruszenia dotyczy zgłoszenie, oraz przepisów regulujących prowadzenie postępowań, kontroli lub innych działań następczych.
5. Jeżeli w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych konieczne będzie przetwarzanie danych szczególnych kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej, zatrudnienia, przynależności związkowej lub innych danych wrażliwych, dane te będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia i prowadzenia działań następczych.
6. Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności:
   • imię i nazwisko sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,
   • dane kontaktowe podane w zgłoszeniu, w szczególności adres do korespondencji, adres e-mail lub numer telefonu,
   • informacje dotyczące kontekstu związanego z pracą, pełnioną funkcją, wykonywaniem usług, praktyką, stażem, wolontariatem lub współpracą z administratorem,
   • treść zgłoszenia, opis naruszenia prawa, daty, miejsca, okoliczności zdarzeń oraz dokumenty lub dowody przekazane wraz ze zgłoszeniem,
   • dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji i oceny informacji zawartych w zgłoszeniu,
   • dane świadków, osób pokrzywdzonych, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą lub innych osób wskazanych w zgłoszeniu,
   • informacje o podjętych działaniach następczych, wynikach weryfikacji, prowadzonych wyjaśnieniach oraz sposobie zakończenia sprawy,
   • dane wymagane do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
   • inne dane osobowe niezbędne do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, ochrony poufności, prowadzenia działań następczych lub realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
7. Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Pani/Pana, z treści zgłoszenia i załączonych dokumentów, z dokumentacji znajdującej się w zasobach Centrum Usług Społecznych w Chmielnie, a także — w zakresie przewidzianym przepisami prawa — od innych osób, organów lub podmiotów. Informacje pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę albo obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa.
8. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • osoby posiadające pisemne upoważnienie administratora do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych w tym zakresie,
   • podmiot zewnętrzny obsługujący kanał zgłoszeń wewnętrznych lub wspierający administratora przy przyjmowaniu zgłoszeń — jeżeli administrator powierzył mu takie czynności na podstawie odpowiedniej umowy,
   • organy publiczne, Rzecznik Praw Obywatelskich, sądy, prokuratura, Policja, organy kontroli lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,
   • podmioty świadczące na rzecz administratora usługi informatyczne, pocztowe, doręczeniowe, prawne, serwisowe lub archiwizacyjne — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.
9. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, podjęciem działań następczych oraz prowadzeniem rejestru zgłoszeń wewnętrznych będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.
11. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych osobowych, prawo uzyskania ich kopii, prawo sprostowania danych, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania — w przypadkach i na zasadach określonych w RODO.
12. W zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych administratora lub w ramach wykonywania zadań publicznych, niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa. W szczególności, w celu ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osobie, której dotyczy zgłoszenie, co do zasady nie przekazuje się informacji o źródle pozyskania danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków objęcia ochroną albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
13. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
14. Dokonanie zgłoszenia jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych jest niezbędne do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania informacji zwrotnej, jeżeli zgłoszenie nie jest anonimowe i jeżeli procedura zgłoszeń wewnętrznych przewiduje kontakt z sygnalistą. Zakres danych podawanych w zgłoszeniu powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do opisania i weryfikacji naruszenia prawa.
15. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały profilowaniu.